Co sprawdzić, zanim zaplanujesz głosowanie online
Poniższy opis jest ogólny. Spółki różnią się umowami, a wątpliwości rozstrzyga prawnik obsługujący spółkę. Przed pierwszym głosowaniem przejdź cztery punkty.
**Umowa spółki lub statut.** Czy dopuszcza udział wspólników na odległość, tryb pisemny albo głosowanie korespondencyjne i na jakich warunkach. Jeśli zapisu brakuje, zmiana umowy bywa tańsza niż spór o ważność uchwały.
**Zawiadomienie.** Termin, forma i treść zaproszenia wynikają z przepisów i umowy. System może wysłać kody, ale nie skraca terminów, które trzeba zachować.
**Uprawnieni do głosu.** Lista wspólników z liczbą udziałów musi odpowiadać księdze udziałów na dzień głosowania. Zmiana składu w trakcie to najczęstsza pułapka.
**Wymagana większość.** Zwykła, bezwzględna albo kwalifikowana. Niektóre uchwały, na przykład zmiana umowy, wymagają wyższego progu niż bieżące sprawy.
Jak liczyć głosy według udziałów
W typowej spółce z o.o. jeden udział daje jeden głos, ale umowa może przewidywać udziały uprzywilejowane. Dlatego liczba osób, które zagłosowały, nie wystarczy do ustalenia wyniku. Liczy się suma udziałów po stronie „za”, „przeciw” i „wstrzymuję się", odniesiona do całego kapitału albo do reprezentowanej jego części, zależnie od wymogu.
Przykład. Trzech wspólników ma 50, 30 i 20 udziałów. Uchwała wymaga zwykłej większości głosów oddanych. Wspólnik z 50 udziałami głosuje „za", dwaj pozostali „przeciw". Osoby: jeden do dwóch przeciw. Udziały: 50 do 50, więc większości nie ma. Gdy wymagana byłaby większość bezwzględna, wynik także nie przechodzi. Takie sytuacje w arkuszu łatwo policzyć źle, zwłaszcza przy kilkunastu uchwałach naraz.
W Wybierajmy wpisujesz udziały przy każdym wspólniku, a system sam sumuje wagi, pokazuje kworum i informację, czy próg został osiągnięty. Szczegóły funkcji opisuje strona o systemie do głosowania dla spółek.
Jaką dokumentację zachować po głosowaniu
Przy zaskarżeniu uchwały pytania są konkretne: kto był uprawniony, czy zawiadomienie dotarło, czy było kworum, jak policzono większość. Zachowaj:
- listę uprawnionych z udziałami i datą jej sporządzenia,
- potwierdzenie wysłania zaproszeń,
- protokół z wynikami, frekwencją i czasem zamknięcia głosowania,
- treść uchwał w brzmieniu poddanym pod głosowanie,
- eksport wyników w pliku do archiwum spółki.
Protokół PDF z Wybierajmy zawiera te informacje, a plik XLSX z wynikami możesz dołączyć do akt spółki. Podpis i uchwalenie formalne zgodnie z przepisami pozostają po stronie spółki. Przy podpisie dokumentu elektronicznie pomocne bywa narzędzie do podpisu elektronicznego dokumentów.
Kiedy opłaca się system, a kiedy wystarczy poczta
Przy dwóch wspólnikach i jednej uchwale rocznie wystarczy podpisany dokument. System zaczyna się opłacać, gdy wspólników jest więcej niż kilku, uchwały zapadają kilka razy w roku, udziały są nierówne albo ktoś mieszka za granicą. Wtedy oszczędzasz godziny na zwoływaniu, liczeniu i kompletowaniu dokumentacji, a ryzyko błędu spada. Porównanie kosztów w innych organizacjach znajdziesz we wpisie o koszcie systemu do głosowania online, a ocenę dostawców w liście kontrolnej wyboru systemu.
Czy uchwała wspólników podjęta online jest ważna
Jest ważna, gdy dopuszcza ją umowa spółki lub przepisy, a spółka zachowa wymogi zwołania i potrafi wykazać uprawnionych, kworum oraz wynik. Samo narzędzie nie daje ważności, daje dowody.
Jak liczyć głosy wspólników według udziałów
Dodajesz liczbę udziałów każdego wspólnika i sumujesz je osobno dla głosów „za", „przeciw" i „wstrzymuję się". Wynik porównujesz z wymaganą większością, odnosząc ją do kapitału albo do reprezentowanej jego części.
Czy wspólnik może zagłosować bez konta
W Wybierajmy tak. Każdy dostaje indywidualny kod mailem i głosuje z telefonu lub komputera bez zakładania konta i hasła.
Czy dostanę fakturę VAT
Tak, faktura VAT jest wystawiana od razu po opłaceniu abonamentu.