Ankieta pracownicza zaczyna się od decyzji
Najczęstszy powód nieudanej ankiety pracowniczej jest prosty: nikt nie wiedział, po co ją zrobiono. Dział personalny przygotował formularz, zarząd się zgodził, pracownicy odpowiedzieli, a wyniki trafiły do prezentacji, której nikt nie otworzył. Żeby tego uniknąć, zapisz jedno zdanie: „Po tej ankiecie zdecydujemy o ...”. Może to być wprowadzenie pracy zdalnej dwa dni w tygodniu, zmiana godzin pracy zmianowej, wybór benefitów albo zakres szkoleń na kolejny rok.
Cel określa także typ ankiety. Ankieta o konkretnej zmianie, na przykład o nowym grafiku, jest krótka i jednorazowa. Ankieta o ogólnym stanie firmy, taka jak badanie satysfakcji pracowników, jest szersza i powtarzana w stałym rytmie. Ankieta o zaangażowaniu ma jeszcze inną strukturę, opisaną w wpisie o badaniu zaangażowania pracowników.
Zapisz również, jak będziesz oceniać skutki. Jeśli ankieta dotyczy komunikacji wewnętrznej, wynik końcowy to wzrost odsetka osób, które wiedzą o ważnych decyzjach. Taki cel można sprawdzić przy następnej rundzie.
Dlaczego pracownicy nie odpowiadają szczerze
Ludzie nie kłamią z natury, ale zmieniają odpowiedzi, gdy się czegoś boją. Trzy obawy pojawiają się najczęściej.
- Obawa przed identyfikacją: pracownik myśli, że przełożony zobaczy, kto napisał krytyczny komentarz.
- Obawa przed konsekwencjami: nawet jeśli odpowiedź jest anonimowa, krytyka może zaszkodzić zespołowi.
- Obawa, że to nic nie zmieni: po co pisać, skoro poprzednie ankiety nie przyniosły efektu.
Pierwsza obawa wymaga prawdziwej anonimowości i jasnego wyjaśnienia, jak działa. Druga wymaga deklaracji kierownictwa, że ankieta nie służy ocenie osób. Trzecia wymaga pokazania efektów poprzednich badań. Jeśli to pierwsza ankieta w firmie, powiedz wprost, że zobowiązujesz się podzielić wynikami i wskazać, co z nich wynika.
Warto zacząć od krótkiego, mniej drażliwego tematu, na przykład ankiety o narzędziach pracy, a trudniejsze tematy, takie jak ocena przełożonych, zostawić na moment, gdy zespół zobaczy, że ankiety prowadzą do zmian.
Jak układać pytania w ankiecie pracowniczej
Dobre pytanie ma jedno znaczenie, jest zrozumiałe bez wyjaśnień i nie sugeruje odpowiedzi. Kilka praktycznych zasad.
- Jedno pytanie, jedna sprawa. Pytanie „Czy jesteś zadowolony z wynagrodzenia i atmosfery” trzeba rozdzielić na dwa.
- Konkret zamiast ogólników. Zamiast „Jak oceniasz komunikację” zapytaj „Czy dowiaduję się o ważnych decyzjach firmy zanim zaczną obowiązywać”.
- Skala symetryczna z podpisanymi stopniami, na przykład od „zdecydowanie się nie zgadzam” do „zdecydowanie się zgadzam”.
- Brak pytań sugerujących, takich jak „Czy zgadzasz się, że nasza kadra zarządzająca zapewnia doskonałe warunki pracy”.
- Opcja „trudno powiedzieć” dla pytań, na które część osób naprawdę nie ma zdania.
Układ ankiety też ma znaczenie. Zacznij od pytań łatwych i neutralnych, trudniejsze umieść w środku, a pytania o dane demograficzne na końcu. Pytanie otwarte zostaw jako ostatnie i nieobowiązkowe. Na końcu podziękuj i napisz, kiedy pracownicy poznają wyniki.
Długość i forma ankiety pracowniczej
Ankieta pracownicza do 10 minut ma sens, gdy dotyczy ważnego tematu. Dla ankiet cyklicznych celuj w od 3 do 5 minut, czyli od 10 do 15 pytań zamkniętych. Osoby pracujące na produkcji, w magazynie lub w handlu często nie mają codziennego dostępu do komputera, więc ankieta musi dobrze działać na telefonie i dać się wypełnić w kilka minut podczas przerwy.
Jeśli część załogi nie ma służbowego adresu e-mail, rozdaj kody QR na tablicach informacyjnych albo w pokoju socjalnym. Kod prowadzi do ankiety, a każdy pracownik wchodzi do niej raz. Zapewnij czas na wypełnienie w godzinach pracy. Ankieta wypełniana prywatnie, po pracy, ma niższy odsetek odpowiedzi i skrzywioną próbę, bo odpowiadają głównie osoby najbardziej zaangażowane albo najbardziej niezadowolone.
Ankieta pracownicza anonimowa czy imienna
Wybór zależy od celu. Ankieta anonimowa daje więcej szczerości przy tematach wrażliwych: atmosfera, przełożeni, mobbing, wynagrodzenia. Ankieta imienna ma sens, gdy chcesz porozmawiać z osobą o jej odpowiedzi albo zebrać zgłoszenia, na które potrzebna jest reakcja, na przykład wybór terminu szkolenia.
| Cecha | Ankieta anonimowa | Ankieta imienna |
|---|---|---|
| Szczerość w tematach wrażliwych | Wyższa | Niższa |
| Możliwość kontaktu z autorem odpowiedzi | Brak | Jest |
| Ryzyko wycieku danych osobowych | Niskie | Wymaga zabezpieczeń |
| Sensowna przy | Atmosferze, przełożonych, zmianach | Wyborze terminu, zapisach, uzupełnianiu danych |
Anonimowość trzeba zapewnić technicznie, a nie tylko obiecać. Link do ankiety nie powinien zawierać identyfikatora osoby, a wyniki nie mogą być wyświetlane w grupach, w których da się odgadnąć autora. Ustal minimalny rozmiar grupy, na przykład pięć osób, i nie pokazuj wyników mniejszych zespołów osobno. Więcej o technicznych aspektach piszemy na stronie o anonimowej ankiecie online.
Jeśli ankieta zbiera dane osobowe, ustal podstawę prawną i poinformuj pracowników o celu przetwarzania zgodnie z RODO. Ankieta, w której nie ma żadnych danych pozwalających na identyfikację, tych obowiązków nie rodzi, ale warto potwierdzić to z osobą odpowiedzialną za ochronę danych w firmie.
Komunikat do pracowników przed ankietą
Dobry komunikat mieści się w pięciu zdaniach i odpowiada na pięć pytań: po co robimy ankietę, kto ją zobaczy, jak długo trwa, do kiedy można odpowiadać i kiedy poznamy wyniki. Podpisuje go ktoś z zarządu, a nie wyłącznie dział personalny, bo to sygnał, że ankieta ma poparcie na najwyższym szczeblu.
Treść komunikatu może brzmieć tak.
- Chcemy lepiej zrozumieć, co działa w naszej pracy, a co należy zmienić.
- Ankieta jest anonimowa. Nikt w firmie nie zobaczy, kto jak odpowiedział.
- Wypełnienie zajmuje około 5 minut i można je zrobić w godzinach pracy.
- Ankieta jest otwarta do końca przyszłego tygodnia.
- Wyniki przedstawimy na spotkaniu zespołów w ciągu dwóch tygodni po zamknięciu.
Połowę okresu zbierania odpowiedzi wykorzystaj na jedno przypomnienie, jeśli narzędzie je obsługuje. Nie przypominaj częściej, bo wielokrotne wiadomości odbierane są jako presja i podważają zaufanie do anonimowości.
Wyniki ankiety pracowniczej i działania po niej
Po zamknięciu ankiety policz odsetek odpowiedzi. Frekwencja poniżej 50 procent oznacza, że wyniki mogą odbiegać od rzeczywistości, bo odpowiedzieli głównie ci, którzy mają najwięcej do powiedzenia. Podawaj liczbę odpowiedzi razem z procentami.
Wyniki przedstaw zespołom w ciągu dwóch tygodni. Pokaż mocne strony przed słabymi, bo równowaga zmniejsza odruch obronny. Dla każdego obszaru, który wypadł słabo, wyznacz osobę odpowiedzialną i termin. Zapisz plan i wróć do niego po trzech miesiącach. Gdy zmiany są widoczne, następna ankieta ma wyższą frekwencję i bardziej konkretne komentarze.
Jeśli zbierasz dane w sposób powtarzalny, porównuj wyniki rok do roku. W Wybierajmy porównanie okresów, przypomnienia mailowe i eksport do XLSX są dostępne od planu Zespół, a wyniki zbierasz w kreatorze ankiet.
Ile powinna trwać ankieta pracownicza
Od 3 do 5 minut dla ankiet cyklicznych, do 10 minut dla jednorazowych badań ważnych tematów. Dłuższe ankiety zniechęcają do wypełnienia i obniżają jakość odpowiedzi na końcu formularza.
Czy ankieta pracownicza może być obowiązkowa
Można zobowiązać do udziału w szkoleniu, ale odpowiedzi udzielane pod przymusem są mniej szczere. Lepiej zachęcać, zapewnić czas w godzinach pracy i pokazać, że wyniki mają znaczenie.
Jak często przeprowadzać ankietę pracowniczą
Pełną ankietę raz w roku, krótką ankietę kontrolną w połowie roku. Ankiety o konkretnych zmianach przeprowadza się wtedy, gdy zmiana jest planowana.
Jak zebrać odpowiedzi od osób bez dostępu do komputera
Przez telefon, z kodem QR wywieszonym w pokoju socjalnym lub przy wejściu. Link i kod prowadzą do tej samej ankiety, a każdy pracownik wypełnia ją raz.
Podsumowanie
Przygotowanie ankiety pracowniczej to pięć decyzji: cel, tryb anonimowy lub imienny, długość, komunikat do zespołu i plan działań po wynikach. Jeśli ludzie rozumieją, po co odpowiadają, ufają anonimowości i widzą skutki poprzednich badań, odpowiadają szczerze. Zacznij od krótkiej ankiety, zadbaj o jasny komunikat i wróć do zespołu z wynikami w ciągu dwóch tygodni.