Na czym polega indywidualne zbieranie głosów
Zamiast jednego zebrania w sali zarząd rozsyła projekt uchwały do każdego właściciela lokalu i zbiera głosy po kolei. Właściciel nie musi być w konkretnym miejscu i czasie. Wystarczy, że w wyznaczonym terminie odda głos za, przeciw albo wstrzyma się od głosu.
Tryb ten przewiduje ustawa o własności lokali w art. 23. Ustawa określa zasady podejmowania uchwał przez właścicieli lokali, a szczegóły praktyczne, takie jak forma karty i sposób doręczania, zarządcy zwykle porządkują uchwałą wspólnoty albo regulaminem. O ważności konkretnej uchwały decyduje ustawa, umowa o ustanowieniu odrębnej własności lokali i dotychczasowe uchwały wspólnoty. Narzędzie liczy i zapisuje głosy, ale nie zastąpi lektury tych dokumentów.
Kiedy ten tryb ma sens
Najczęściej wybierają go zarządcy, którzy obsługują wiele wspólnot i nie są w stanie zwoływać zebrań przy każdej drobnej sprawie. Sprawdza się przy uchwałach rutynowych, takich jak zatwierdzenie planu remontów, wybór wykonawcy, zmiana wysokości zaliczek czy przyjęcie sprawozdania. Przy sprawach spornych zebranie nadal daje mieszkańcom możliwość rozmowy, więc warto zdecydować świadomie, który tryb lepiej służy wspólnocie.
Krok pierwszy, projekt uchwały i lista właścicieli
Podstawą jest czytelny projekt uchwały. Powinien mieć numer, datę, tytuł i treść rozstrzygnięcia w jednym zdaniu, a uzasadnienie w osobnym akapicie. Im prostsza treść, tym mniej pytań i tym mniejsze ryzyko zarzutu, że właściciel nie wiedział, nad czym głosuje.
Równie ważna jest lista uprawnionych. Zarządca przygotowuje ją z księgi właściciela lokali i dla każdego lokalu zapisuje wielkość udziału we wspólnej nieruchomości. Przy lokalach mających kilku współwłaścicieli trzeba ustalić, kto głosuje w ich imieniu, i odnotować pełnomocnictwa. Błędny udział na liście przekłada się na błędny wynik, dlatego te dane sprawdza się przed wysłaniem, a nie po.
Krok drugi, termin i sposób oddawania głosów
Termin ustala się tak, by każdy właściciel miał realny czas na zapoznanie się z projektem. Dla uchwał rutynowych zwykle jest to od 14 do 30 dni. Zawiadomienie powinno zawierać treść uchwały, ostatni dzień oddawania głosów, sposób oddania głosu i dane kontaktowe do pytań.
Tradycyjnie obiega się klatki z kartą do głosowania, a potem zbiera się podpisane karty. Wiąże się to z wieloma dopytaniami o nieobecnych, o karty zgubione i o głosy oddane po terminie. W wariancie elektronicznym każdy właściciel dostaje indywidualny link, otwiera kartę na telefonie i zaznacza odpowiedź. System zapisuje, kto i kiedy zagłosował, a link działa tylko raz, co zamyka temat podwójnych głosów.
Krok trzeci, zbieranie głosów i przypomnienia
W trakcie zbierania głosów zarządca widzi, kto jeszcze nie odpowiedział, i może wysłać przypomnienie tylko do tych osób. W przypadku kart papierowych wpisuje się je ręcznie do rejestru, ale warto trzymać się jednej zasady: każdy głos ma datę wpływu i podpis właściciela.
Dobra praktyka to sprawdzenie w połowie terminu, jaki procent udziałów już odpowiedział. Gdy wynik jest daleko od wymaganej większości, zarządca może osobiście zapytać mieszkańców o wątpliwości, zamiast czekać na ostatni dzień.
Krok czwarty, liczenie głosów według udziałów
Wyniku nie liczy się od liczby osób, tylko od sumy udziałów. Jeśli lokal ma udział 0,0450, jego głos waży 0,0450 całości. Suma udziałów wszystkich lokali wynosi 1, więc wynik łatwo przeliczyć na procenty. Liczymy osobno głosy za, przeciw i wstrzymujące się, a także udział lokali, które w ogóle nie oddały głosu.
Przy uchwałach zwykłych wystarczy większość głosów za, przy kwalifikowanych ustawa lub umowa może wymagać więcej, a czasem zgody wszystkich właścicieli. Przed policzeniem trzeba więc ustalić, jakiej większości wymaga dana sprawa. W arkuszu kalkulacyjnym rachunek jest podatny na pomyłkę przy jednym przesuniętym wierszu. W systemie do głosowania z wagą udziałów wynik i pasek progu pokazują się automatycznie na podstawie wpisanych udziałów.
Krok piąty, protokół i zawiadomienie o wyniku
Po zamknięciu głosowania zarządca sporządza protokół. Powinien w nim być numer uchwały, treść, okres głosowania, lista oddanych głosów z udziałami, wynik w procentach oraz informacja, czy uchwała została przyjęta. Protokół podpisuje osoba wskazana w uchwale wspólnoty albo w ustawie.
O wyniku trzeba zawiadomić właścicieli. Dobrze sprawdza się krótka wiadomość z treścią uchwały, wynikiem i terminem, od którego liczy się dalsze działania. W ten sposób wspólnota ma komplet dokumentów na wypadek zakwestionowania uchwały.
Najczęstsze błędy, które prowadzą do podważenia uchwały
Z praktyki zarządów wynikają cztery powtarzające się problemy. Pierwszy to złe udziały na liście. Drugi to głosy oddane przez osoby bez pełnomocnictwa. Trzeci to brak udokumentowanej daty wpływu karty. Czwarty to sporządzenie protokołu bez wyliczenia, jak otrzymano wynik.
Każdy z nich da się ograniczyć dyscypliną i dobrym rejestrem. Rejestr zdarzeń pokazuje, kto, kiedy i jakim głosem odpowiedział, więc podczas ewentualnego sporu zarząd ma gotową odpowiedź. Więcej o tym, jak zapisujemy działania w systemie, znajdziesz na stronie bezpieczeństwo i zgodność.
Dane osobowe w trakcie głosowania
Lista właścicieli to dane osobowe, a więc obowiązują zasady RODO. Zarządca powinien zbierać tylko te dane, które są potrzebne do przeprowadzenia głosowania, i dostarczać właścicielom informacje o tym, kto jest administratorem danych i w jakim celu je przetwarza. Link do karty nie powinien ujawniać cudzych głosów ani cudzych danych, a dostęp do wyników powinny mieć tylko osoby uprawnione w zarządzie.
Zebranie, karty papierowe i głosowanie elektroniczne
Poniżej zestawienie trzech sposobów podejmowania uchwał przez wspólnotę.
| Cecha | Zebranie właścicieli | Karty papierowe | Głosowanie elektroniczne |
|---|---|---|---|
| Obecność w jednym miejscu | wymagana | niepotrzebna | niepotrzebna |
| Czas zbierania głosów | jeden wieczór | od dwóch do czterech tygodni | od dwóch do czterech tygodni |
| Liczenie udziałów | ręczne lub w arkuszu | ręczne lub w arkuszu | automatyczne |
| Śladu daty oddania głosu | lista obecności | podpis i data na karcie | zapis w rejestrze |
| Protokół | pisany po zebraniu | pisany po zebraniu | generowany z wyniku |
| Pracochłonność przy wielu wspólnotach | wysoka | wysoka | niska |
Elektroniczne zbieranie głosów nie zmienia zasad prawa, tylko usprawnia ich stosowanie. To właściciele i zarząd decydują, czy taka forma jest zgodna z uchwałą wspólnoty.
Jak przeprowadzić taką uchwałę w Wybierajmy
W Wybierajmy zakładasz głosowanie typu uchwała, wpisujesz numer i treść, wybierasz wagę głosów według udziałów i ustawiasz kworum oraz wymagany próg. Lokale dodajesz z udziałami, a każdy właściciel dostaje swój link. W trakcie widzisz pasek kworum i wynik na bieżąco, a po zamknięciu pobierasz protokół w PDF. Gotowy tok postępowania dla zarządców opisujemy na stronie o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej. Waga głosów i kworum są dostępne od planu Zespół, a zarządcy kilkunastu wspólnot zwykle wybierają plan Organizacja. Szczegóły planów są w cenniku.
Gdy jednak potrzebne jest zebranie
Niektóre sprawy wymagają rozmowy twarzą w twarz. Wtedy można połączyć oba tryby: najpierw spotkać się na zebraniu lub zdalnie, a potem rozstrzygnąć sprawę głosowaniem. Narzędzie obsługuje też walne zgromadzenie zdalne z kworum liczonym na bieżąco.
Czy głosowanie elektroniczne zastąpi kartę papierową
To zależy od postanowień uchwały wspólnoty i ustawy. System zapisuje głos, datę i wynik oraz generuje protokół, więc zarząd ma komplet dokumentów. Czy forma elektroniczna jest wystarczająca, ustala wspólnota zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Co z właścicielami bez adresu e mail
Dla nich zarządca może zebrać głos na karcie i wpisać go do systemu z datą wpływu. Wynik liczy się wspólnie, a w protokole widać, które głosy zostały wprowadzone ręcznie.
Czy wynik można zmienić po zamknięciu głosowania
Po zamknięciu głosowania wyniki zostają zapisane razem z rejestrem zdarzeń. Poprawka wymaga nowego głosowania, co chroni uchwałę przed zarzutem manipulacji.
Ile czasu zajmuje przygotowanie głosowania
Przy gotowej liście lokali z udziałami przygotowanie uchwały zajmuje około kwadransa. Najwięcej czasu zabiera sprawdzenie listy uprawnionych, i warto je zrobić starannie.
Podsumowanie
Uchwała wspólnoty w trybie indywidualnego zbierania głosów wymaga czterech rzeczy: poprawnej listy właścicieli z udziałami, jasnego terminu, rzetelnego liczenia głosów i protokołu. Im mniej ręcznych kroków, tym mniejsze ryzyko podważenia uchwały. Elektroniczny rejestr z wagą udziałów upraszcza każdy z tych etapów.